Généralement, un individu devient client actif et a un dossier affecté à un agent de crédit lorsque sa première demande de prêt est préparée. Peut être aisément adapté à l'ampleur des opérations, et fonctionne aussi bien sur des réseaux couvrant un grand nombre d'agences traitant des volumes importants et comptant plus de 200 utilisateurs que sur un ordinateur bloc-notes utilisé par une seule personne. Le groupe de travail doit examiner de nombreuses questions techniques pour déterminer s'il est possible d'informatiser le système d'information : ? ? Les principales caractéristiques de ces programmes, c'est-à-dire les différents modes de prêts qu'ils peuvent gérer 2, la méthode de calcul des intérêts et des commissions, la fréquence et la composition des paiements au titre des prêts et la présentation des rapports, sont extrêmement variées. Il faut que les responsables et autres personnes impliquées dans la définition du système comprennent les aspects fondamentaux de la structure d'une base de données pour pouvoir communiquer efficacement avec les programmeurs et les analystes pendant la phase de conception. Comment les intérêts sont-ils calculés si le client ne respecte pas le calendrier de remboursement ? Le présent rapport a pour objet d'éviter que les clients n'aient à attendre trop longtemps avant de recevoir un prêt. Dans quelles conditions un prêt est-il considéré comme en retard ? Étant donné qu'aucune norme reconnue n'est applicable aux systèmes de suivi des prêts et que la nature des informations recherchées et rapportées est complexe, les institutions qui envisagent d'améliorer le volet « gestion des prêts » de leur système d'information sont confrontées à plusieurs questions essentielles (traitées en détail tout au long du présent guide pratique) : doivent-elles acheter un logiciel prêt à l'emploi ? 24. Les colonnes 8 à 11 indiquent depuis combien de temps le prêt est en retard, en l'inscrivant dans l'une des périodes définies par l'institution. ? Un système d'information de gestion est bien plus qu'un programme informatique et ne sert pas uniquement à effectuer des calculs. Un rapport général sur l'ensemble des comptes dont il est responsable ? Un système de numérotation à cinq chiffres, par exemple, permet de traiter 99 999 comptes. Elle exige une excellente compréhension des principes financiers fondamentaux et une connaissance approfondie des opérations et du contexte institutionnel. Les guichetiers ou les agents de crédit qui encaissent les versements sur le terrain peuvent utiliser le RAPPORT DE GUICHET SUR LES CRÉDITS pour déterminer le montant dû par le client. Il examine les informations relatives à chaque emprunteur, et génère un relevé des montants remboursés par tranches sur une base quotidienne et mensuelle, suit les opérations traitées chaque mois et les activités de clôture en fin d'exercice. Ils peuvent opter pour et demander à ses utilisateurs s'ils en sont satisfaits. Ils peuvent donc sembler avoir été remboursés à temps ou n'être que légèrement en retard, mais sont assortis d'un risque sensiblement plus élevé que les prêts dont l'échéancier n'a pas été modifié. Par exemple, dans le cas du premier crédit en retard, la lettre de recouvrement n° 1 a été présentée il y a 43 jours, la lettre n° 2, il y a 30 jours, et la lettre n° 3, il y a 10 jours. Comment évalue-t-elle ses résultats ? Par exemple, certains remboursements ne couvrent-ils que les intérêts et certains autres les intérêts et le principal ? D'autres valent sans doute la peine d'être suivis, mais sont moins importants. Le réseau fonctionne-t-il convenablement ? Calendrier du prêt : calendrier établi pour le remboursement du montant du prêt par le client, date : date à laquelle le paiement inscrit au calendrier est exigible montant du principal : montant exigible au titre du principal montant des intérêts : montant exigible au titre des intérêts, ? Pour la période 1er janvier au 31 décembre 1996, Charges financières des fonds empruntés Intérêts sur dettes, Retraitement au coût bonifié des ressources, Retraitement des fonds propres, nets des immobilisations, au coût de l'inflation, Résultat retraité des activités de services financiers, E4 : TABLEAU D’ADÉQUATION DES FONDS PROPRES. Cette manière de procéder permet d'établir des prévisions de charges. Quotidiennement ? La traduction de l'interface utilisateur est effectuée dans le cadre de la personnalisation du système. D : Rapports sur le compte de résultat, ? les réglementations bancaires et comptables nationales ; ? Que l'institution envisage d'élaborer un système maison ou d'acquérir un système préexistant, elle doit réunir tous les documents de référence décrivant ses principes directeurs et ses procédures dans quatre grands domaines (encadré 5.1, page 76) : Il se peut que, dans certains de ces domaines, il n'existe pas de documents de référence ou que ceux-ci soient dépassés, incomplets ou contradictoires. Il est important de s'assurer que les rapports fournissent les informations requises au moment où l'institution en a besoin. L'opération de configuration consiste principalement à : ? Ces deux indicateurs peuvent augmenter non pas parce que la productivité s'estaméliorée, mais parce que les taux d'intérêt demandés aux clients ont augmenté. Un SIG : Système d’Information Géographique est un système d’information pour lequel la Terre est l’objet de référence fondamental. L'appui technique offert pour le système considéré est-il fiable ? Chaque logiciel de suivi des prêts est différent, tant du point de vue de l'information qu'il vise que du type de rapports qu'il produit et, surtout, des possibilités qu'il offre. Il faut en effet, dans ce cas, calculer à la fin du mois ou à la fin de l'exercice les intérêts exigibles mais non encore reçus. Nombre de nouveaux clients et nombre de clients perdus (diagramme à barres doubles), ? Pour être exploitable, l’information subit des traitements. Le transfert des données est l'un des grands impondérables de l'installation d'un système d'information de gestion. ? Les rapports inclus dans cette catégorie portent sur les indicateurs de la qualité du portefeuille (qui font l'objet d'une étude approfondie dans le chapitre 4). Si, dans notre exemple, le rendement de l'actif est de ?20 %, les pertes absorbent 100 % des fonds propres. Il peut s'agir de crédits refinancés ou de crédits rééchelonnés. 11. ? Système d'information cours et exercices corrigés ... Cours et exercices . Un système qui gère correctement un volume moyen d'activité peut s'effondrer sous l'effet d'une masse de plus en plus grande d'informations. Les avis fournis par les programmeurs par une autre institution, il lui faut consacrer suffisont souvent dictés davantage par leurs préférences que samment de temps à l'examen de son fonctionnement par les besoins de l'institution. La confiance des bailleurs de fonds et des investisseurs est ébranlée. Lorsqu'une caisse effectue un remboursement pour le compte de 33 de ses 35 membres, l'intégralité du prêt est normalement classée à risque sur la base de l'indicateur du PORTEFEUILLE À RISQUE, alors même que 33 clients ont payé en temps voulu. De nombreuses techniques permettent de déterminer le montant requis des provisions11. Il regroupe les clients qui n'empruntent plus à l'institution parce qu'ils sont mécontents de ses services, qu'ils n'ont plus besoin d'emprunter, que leur demande a été rejetée à la suite de difficultés de remboursement, ou parce que leurs besoins sont devenus trop importants pour pouvoir être satisfaits par l'institution en question. Le MONTANT TOTAL DES IMPAYÉS ne devrait jamais être utilisé, car il ne présente aucun avantage sur les autres indicateurs de portefeuille qui ne soit largement contrebalancé par sa propension à sous-estimer les problèmes de remboursement. Total des clients actifs (diagramme en barres et ligne décrivant les projections annuelles), ? Étape 1 : Constitution d'un groupe de travail. mise au point du plan de système d'information de gestion. ? ? La situation actuelle de chaque prêt est indiquée dans les colonnes de droite. Système fnalisation (le … On prévoit que l'ancien système manuel et le nouveau système informatisé coexisteront pendant six mois, pour laisser au personnel le temps de s'adapter au nouvel outil. Montant moyen des crédits (diagramme en barres), ? Après avoir examiné plusieurs systèmes, elle a arrêté son choix sur un système commercialisé au niveau international. L'analyse des ratios doit être menée avec discernement, en prenant en compte, pour chaque institution, les différents facteurs ? Ces regroupements, ainsi que l'ordre dans lequel les rubriques sont présentées, permettent de calculer les résultats intermédiaires, qualifiés de soldes intermédiaires de gestion5. De nombreuses directives et normes régissent l'enregistrement et la présentation des opérations1. 5.1.5  Étape 5 : Préparation du rapport d'évaluation des besoins, Le groupe de travail a presque achevé sa tâche. fois possible de remédier aux problèmes en exploitant certaines caractéristiques du logiciel qui ne sont pas décrites ou en apportant à ce dernier des modifications relativement mineures. Les réponses à ces questions contribueront à définir la manière dont les rapports devront être présentés. Nombre d'entre elles sont de taille restreinte et n'ont que quelques centaines de clients. Il importe de noter avec soin tous les domaines susceptibles d'être source d'incompatibilités pour pouvoir les examiner par la suite avec le fournisseur. Il peut, de même, être nécessaire d'établir des états financiers mensuels avant les réunions périodiques du conseil d'administration. Pour parvenir à ce but, le système  tient compte de son environnement et régule son fonctionnement en s’adaptant aux changements. 16. Les PC actuels sont bien assez performants pour satisfaire aux besoins de la plupart des institutions de microfinance. Enfin, il faut établir un plan d'exécution détaillé, un calendrier et un budget. Rien n'empêche de combiner deux catégories d'information pour faire ressortir les relations possibles entre celles-ci. S'adapte aux logiciels plus perfectionnés de DBS. En règle générale, il importe que les institutions de microfinance prennent leurs décisions concernant l'achat de matériel, le recrutement de programmeurs, les systèmes d'exploitation, la configuration de leurs réseaux et les langages de programmation en fonction de leurs besoins futurs. Dans l'affirmative, quand sont-ils calculés ? ? Étant donné le faible coût des systèmes de comptabilité, il ne serait guère justifié de ne pas informatiser les opérations comptables au siège. ? Il y a quatre ans, l'ADEMI a été incitée à moderniser son système en raison des progrès technologiques et de l'accroissement du nombre de ses prêts, déjà supérieur à 18 000. Ces montants sont enregistrés dans le bilan en tant que dettes car ils doivent normalement être reversés aux organismes de financement si les programmes en cause ne sont pas réalisés. ? Par exemple : des modèles mathématiques, des algorithmes, des normes, des règlements, des procédures administratives…. L'équipe doit présenter aux utilisateurs, pour approbation, tous les éléments des spécifications du système. Si cette opération peut offrir certains avantages, elle n'en augmente pas moins considérablement le coût du système. », « Je reçois tous ces chiffres chaque mois, mais je ne sais pas du tout ce que je suis censé en faire. Le modèle présenté ici correspond à une approche formelle de l'analyse des flux de trésorerie, que l'on trouve généralement dans les rapports annuels. Pour évaluer un logiciel aussi complexe, il est souvent plus simple de procéder par élimination plutôt que d'examiner chaque programme pour décider s'il satisfera pleinement aux besoins de l'institution. TAUX DE POSITION DE CHANGE en une monnaie déterminée ), 1 ? Le chapitre 4 décrit les techniques de gestion de bilan, telles que la marge nette d'intérêt, l'analyse des écarts et la gestion des liquidités, techniques rarement employées par les institutions de microfinance. Les utilisateurs prennent en outre généralement davantage garde à ne pas entrer de données erronées ou à ne pas communiquer leurs mots de passe s'ils savent que la saisie des données peut leur être imputée. ? Il est aussi indispensable de disposer d'informations comparables sur les résultats d'activités similaires réalisées dans d'autres secteurs géographiques. Plus précisément, le guide pratique cible les deux groupes les plus directement intéressés par un système d’information de gestion, à savoir les utilisateurs des informations et les développeurs de systèmes. développer le logiciel, ? La colonne intitulée compte prorogé indique si le compte a été prorogé au moins une fois. L'élaboration d'un système d'information de gestion est une entreprise complexe qui soulève tout un ensemble de problèmes. Livres auxiliaires (comptes à recevoir, stocks, immobilisations) ? Définir les besoins 3. Avant de pouvoir élaborer un système d'information, une institution doit se poser plusieurs questions fondamentales : quels sont ses objectifs ? Le rendement théorique est le taux d'intérêt appliqué au solde d'un prêt en cours qui produirait le même revenu que la méthode de calcul utilisée par l'institution. être nécessaire d'organiser les mêmes informations par catégorie. Il se peut que son budget ne lui permette d'acquérir qu'un véhicule d'occasion ou bas de gamme, et non un véhicule de luxe. Toutefois, ils ne tiennent pas compte du fait que les produits de l'entreprise peuvent résulter de subventions ou provenir de ses opérations, que les emprunts qu'elle a contractés peuvent être bonifiés ou aux conditions du marché, ou encore que l'institution peut bénéficier d'une aide en nature. Il présente des concepts et des expressions, décrit les besoins des responsables, et expose les limites des systèmes d'information de gestion. Si ceux-ci ne peuvent garantir qu'il ne se produira aucune utilisation frauduleuse ou perte de données, ils doivent du moins permettre de réduire l'ampleur des problèmes. Les indicateurs d'efficacité analysent l'emploi interne des ressources. 46 pages. Module d'épargne dont les options de calcul des intérêts offrent à l'utilisateur la possibilité de définir les paramètres, d'employer des tables de taux d'intérêt variables, et de fixer les commissions ; comporte aussi un module de signature. Le rapport regroupe les comptes par taille des dépôts et indique, pour chaque catégorie, le nombre de comptes et le total des montants en dépôt, ainsi que le pourcentage du total des comptes et des dépôts qui y sont inclus. Par exemple, lorsque les commissions relatives à un crédit sur deux ans sont versées au début de la période du crédit, il est possible de comptabiliser la moitié de leur montant sur l'exercice en cours et de reporter la constatation du solde à un exercice ultérieur. Voir le rapport E1 : BILAN SIMPLIFIÉ. Le mieux est de répartir les utilisateurs en groupes, généralement par service. 4         Plus éléments d'exploitation non décaissés, 7        Nouveaux emprunts de l'institution, 8         Augmentation nette des dépôts d'épargne, 9        Diminution nette des immobilisations, 11       Augmentation nette des charges à payer, 12      Diminution nette des autres actifs à court terme, 13      Diminution nette des autres actifs à long terme, 14      Augmentation nette des autres dettes à court terme, 15      Augmentation nette des autres dettes à long terme, 17      Remboursements des capitaux empruntés, 18       Diminution nette des dépôts d'épargne, 19       Augmentation nette des immobilisations, 20      Augmentation nette des placements, 21       Diminution nette des charges à payer, 22      Augmentation nette des autres actifs à court terme, 23      Augmentation nette des autres actifs à long terme, 24      Diminution nette des autres dettes à court terme, 25      Diminution nette des autres dettes à long terme, Variation des fonds propres 26 Plus émissions de titres, 31      Subventions/emprunts supplémentaires nécessaires. Il importe de toujours disposer d'une certaine marge pour faire face aux imprévus, dont le montant doit être fonction des observations passées. par agent de crédit ou par agence, par exemple ? ? (Les institutions qui risquent d'opérer dans des conditions d'inflation très rapide devront peut-être raccourcir la durée de leurs prêts, prêter en des monnaies plus stables, indexer la valeur des prêts sur une valeur stable quelconque ou même arrêter pendant un temps leurs opérations de crédit.)